Aquí logramos aprender cómo hay un punto de quiebra (un techo) en el qué no podemos avanzar más.
En este punto debemos ser perseverantes y hacer movimientos muy inteligentes con el fin de lograr qué la empresa no recaiga.
Cuándo estemos en este punto, debemos trabajar en volver al nivel de simplicidad. Rediseñar a tu empresa para lograr disminuir las cargas sin disminuir las ventas o los ingresos.
Muchas empresas que atraviesan este proceso, no logran administrarlo ni trabajarlo de la manera correcta y eventualmente llegan a la quiebra, muchas veces no se dieron ni cuenta de lo que sucedió.
¿Como lo idéntico?
Este “techo de complejidad” lo antecede un crecimiento del negocio. Por ejemplo:
- Más ventas.
- Más materia prima.
- La necesidad de contratar nuevos empleados.
- Extender las jornadas.
- Que una persona en la organización tenga asignada más tareas que antes.
- Que ya no cuente con el tiempo que antes contaba.
Todo esto no está mal, está más que genial, pero debe de trabajarse desde un lente muy objetivo y consciente, porque de esta forma podemos ver el cambio que está teniendo nuestra empresa e ir adaptando ese cambio.
¿Cómo puedo evitarlo?
Les voy a dar una analogía… la empresa es como un bebe (aunque no hayas tenido uno, lo vas a entender). Primero es pequeño y no camina ni se alimenta, es totalmente dependiente. En sus primeros meses vas a tener que comprar pañales muy pequeños, un par de meses más tardes, vas a tener que comprar una talla distinta, más grande. Al año, los pañales van a ser mucho más grande, porque eventualmente el bebe ha crecido. Que pasaría si al bebe de un año le dejamos el pañal más pequeño… Exacto, le estaríamos haciendo un daño. La pregunta es, Porque podemos ir adaptando el pañal para el bebe? Porque podemos ver el crecimiento, y conscientemente sabemos que si no lo hacemos, le vamos a generar un daño.
Ahora, por eso es que hay que ser consciente del crecimiento de la empresa y como nosotros debemos trabajar para adaptar su entorno, esa adaptación va dirigida a disminuir la complejidad del modelo de negocio y simplificar los sistemas y los procesos. Si no lo hacemos, le vamos a generar un daño a nuestro negocio.
Un estudio de la Bureau of Labor Statistics (BLS) demuestra que esta es una de las 6 razones más fuertes por las que un negocio fallan.
¿Qué puedo hacer para superar este techo y el próximo?
Lo más importante es saber identificarlo, ya hemos visto como poder identificarlo.
Una vez que lo hayamos identificado, podemos adaptar la empresa para superarlo. No hay una fórmula, todas las empresas, líneas de producción, sistemas y procesos son distintos.
Pero personalmente me gusta siempre dar una guía, no me gusta dejar las cosas muy ambiguas. Así que mi recomendación es la siguiente:
Revisa la primera línea de contacto, esto es cuando un prospecto, se convierte en un cliente. Como lo ordena, por un chat, servicio al cliente, llamada tal vez. Busca la forma de que el proceso y el sistema sea optimizado para mejorar la productividad. Ejemplo: Antes, el de servicio al cliente, llenaba un formulario de papel a mano con los datos del cliente, ahora, el cliente llena un formulario que genera una base de datos automática. Entonces el Agente de servicio al cliente, tiene más tiempo para atender a otros clientes.
Comprueba que las tareas y responsabilidades se estén cumpliendo, no asumas que el empleado está haciendo lo que le toca, esto es un error, siempre asegúrate. Puede que el empleado esté teniendo mucho tiempo muertos, y podríamos aprovechar ese tiempo con tareas distintas o disminuyendo las horas de trabajo, también podríamos reducir el personal de ser necesario.
Verifica como puedes disminuir los pasos en la línea de producción. Ejemplo: Antes, se ① atendía al cliente, ② se llenaba el formulario a mano, ③ se le tomaba la orden al cliente, ④ se alistaba el pedido, ⑤ se confirmaba la orden con el cliente, ⑥ se despachaba y ⑦ se notificaba al cliente.
Ahora, ① Se atiende el cliente, ② el cliente llena el formulario, el cliente llena un formulario con su orden, (es más, un solo formulario para los datos y la orden, mejor, un paso menos), ③ se alista el pedido, ya no se tiene que confirmar con el cliente porque el mismo puso su orden, ④ se despacha y ⑤ se notifica.
Esto te ayudará a potenciar tu negocio, verlo crecer y poder disfrutar del proceso. No olvides que esto no es algo de una vez, va a suceder varias veces, y entre más lo hagas, te volverás un experto y tu negocio crecerá sosteniblemente.